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将共享业务文件从本地服务器迁移到云

管理良好的云存储服务直接与您用于创建和编辑业务文档的应用程序相关联,为组织中的员工解锁大量协作方案,并为您提供强大的版本跟踪作为附带好处。例如,您组织的任何成员都可以使用其办公室PC创建文档(或电子表格或演示文稿),然后使用手机或平板电脑查看同事的评论和更改。

基于云的文件存储服务还允许您使用自定义链接或电子邮件安全地共享文件,并使您作为管理员有权阻止组织中的人员在未经许可的情况下共享公司的秘密。借助每个主要桌面和移动平台的同步客户端,员工可以随时随地在任何设备上访问关键工作文件。

您可能已经无需了解即可访问全功能云协作功能。如果您使用Microsoft的Office 365或Google的G Suite,云存储不是单独的产品,它是一项功能。本指南可帮助您了解和解锁这些基于云的服务的完整协作和共享功能。

免费的云存储服务是否足以满足您的业务需求?

微软和谷歌都提供其旗舰云存储服务的消费者版本。OneDrive和Google Drive的个人版本包括免费套餐,可选择以年费升级可用存储空间。

那么这些以消费者为中心的云服务与那些针对企业的云服务之间的区别是什么?总之,管理。组织拥有业务订阅,代表组织工作的管理员分配许可证并设置文件共享和保留策略; 组织对存储文件具有最终控制权,这在公司受到需要文档保护的诉讼时非常重要。

在独资企业或非常小的企业(尤其是家族企业)中,您可以通过Office 365 Home订阅节省大量资金。每年99美元,该计划包括与最多五个其他人共享订阅的权利,每个人使用免费的Outlook.com地址而不是电子邮件获得1 TB的云存储和协作Office文档的能力自定义域中的地址。具有相同六个用户的Office 365商业高级计划每年将花费高达900美元。对于一个没有或不需要IT商店的小型企业来说,为了获得不太明显的好处而付出很多钱。

经济与谷歌的计划略有不同,因为没有相当于Office 365家庭套餐。最接近的选择是Google One订阅,允许小型企业支付固定数量的存储空间,然后使用免费的Google帐户和Gmail地址与最多五人共享。该成本与G Suite Basic的存储附件相同,从100 GB共享存储每月2美元(或每年20美元)到2 TB每月10美元(每年100美元)不等。Google One提供高达30 TB的可共享存储空间,每月费用很高。

但是,只要您的企业需要自定义域或必须处理法规遵从性,消费者服务的限制就会变得非常明显。所有人最明显的缺点是微软或谷歌可以随时关闭该免费电子邮件帐户及其相关服务,并为受影响的用户提供有限的上诉权利。如果您拥有自己的域,则可以获得更高级别的支持以及随时移动数据的自由。

还有哪些竞争对手?

云存储和协作领域当然不乏供应商。本指南重点介绍该领域两位无可争议的领导者,但您肯定有其他选择。

Apple的iCloud和Amazon Drive是面向消费者的服务,针对每家公司的核心客户,但缺乏业务功能。它们最适合想要巩固创意工作的业余摄影师。

Dropbox是最着名的独立云存储服务,具有消费者和业务层,与Microsoft Office有着紧密的联系。Box(以前的Box.net)在两年左右的时间里更加成熟,并且拥有一套同样可靠的专业级插件,用于连接Office应用程序。

不太知名但值得考虑的是Intermedia的SecuriSync,它可以作为独立产品提供,也可以作为包含Microsoft Office 365的订阅包的一部分提供。(Intermedia是Microsoft的合作伙伴。)

您还可以选择各种专业企业服务,包括Egnyte,它提供数据治理功能,以及使用公共云服务(例如Microsoft,Google或Amazon)的任意组合部署混合云环境的功能,以及 -房舍储存。

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